Zaman planlaması nedir, ne kazandırır?
Zaman planlaması, hedef belirleme ve gerçekleştirme noktasında zamanın etkili bir şekilde kullanılmasıdır. Yapılacak çok iş varsa zaman planlaması sayesinde yapılması gereken işler sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilir. Zamanın iyi yönetilmesi, verimliliğin artmasını sağlar. Ayrıca zaman planlaması, iş hayatına ek olarak sosyal hayatın da oluşmasını mümkün kılar. Böylelikle kişi hayattan daha çok zevk almaya, daha çok mutlu olmaya başlar.
Zaman planlaması nedir?
Zaman planlaması nedir sorusu, birçok kişi tarafından cevabı merak edilen sorular arasında yer alıyor. Zaman herkes için çok önemlidir. Hayatta yapılacak pek çok iş varken zaman, bu işleri yapmaya yetmeyebilir. Böyle bir sorun ortaya çıkıyorsa eğer, zaman iyi ve etkili bir şekilde planlanmamış demektir.
Her dakika ve saat, belirli bir hedef için planlanırsa eğer, farklı işlere zaman kalabilmektedir. Bu noktada, yapılacak işlere göre zamanın ayarlanması çok önemlidir. Kolay işler için ayrılacak süreyle, zaman alan işler için ayrılan sürenin bir olmaması gerekir. Bu hususlara dikkat edildiği takdirde zaman planlaması efektif bir şekilde yapılabilir.
Zamanını planlayan bir kişi, daha ayrıntılı planlar yaparak her işine vakit bulabilir. Bunun yanı sıra yeni projeler üretmek de olanaklıdır. Ayrıca kişiler kendileriyle ilgilenerek stresten uzak bir yaşantı içerisinde olabilir. Bu ve bunun gibi durumlar, zaman planlamasının ne denli önemli olduğunu belirtmektedir.
Zaman yönetimi nasıl olmalı?
Zaman yönetimi nasıl olmalı sorusu, zaman planlaması yapacak kişiler tarafından merak edilmektedir. Zamanını planlayarak bütün işlerini tamamlamak, kendisine zaman ayırmak isteyen kişilerin dikkat etmesi gereken hususlar şu şekilde sıralanabilir:
- Önem sırası belirleyin. Hangi işlerinizi daha önce halletmelisiniz? Bu çok önemli bir sorudur. Uyku saati, beslenmeye ayıracağınız süre, kişisel gelişiminiz için ayıracağınız süre; zamanınızı planlarken size yol gösterecektir.
- Hedefleriniz neler, hedeflerinizi tespit ederek belirlemelisiniz. Hedef koyarak zamanınızı çok daha iyi planlayabilir, programınıza uyarak hedefinize ulaşabilirsiniz.
- Yapmak istediklerinizi ve bunlar için ayıracağınız vakitleri bir kenara not edin. Ne de olsa söz uçar, yazı kalır.
- Belirlediğiniz plana uyarak işlerinizi önem sırasına göre tamamlayın.
Yukarıdaki gibi sıralanabilen hususların her biri, zaman planlaması noktasında yapılması gerekenlerdir. Plana sadık kalmak önemlidir. Planda yer alan işlerin tamamlanması halinde küçük ödüllerle kendinizi ödüllendirebilirsiniz. Böylelikle planınızı çok daha rahat ve keyifli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Zaman planlama teknikleri
Zaman planlama teknikleri, zamanın efektif şekilde planlanmasını sağlar. Bazı durumlarda işlerin tam zamanında tamamlanması için zamanın planlanması gerekir. Zaman yönetimi taktikleri, bu noktada oldukça önemlidir. Zaman planlaması için kullanılabilecek tekniklerden bazılarını şu şekilde sıralamak olanaklıdır:
İşleri Yoluna Koymak
David Allen tarafından geliştirilen teknikte kullanıcı, istekleri ve ihtiyaçlarının tamamını yazar. Daha sonra onları uygulanabilir parçalara bölerek daha küçük görevleri daha önce bitirir. Böylelikle görevlerin tamamlanabilmesi için her iş küçük parçalara ayrılmış olur.
Pomodoro Tekniği
Francesco Cirillo’nun geliştirdiği teknik, çalışma saatlerinin parçalara ayrılmasını hedefler. Bölünmüş zaman aralıklarıyla verilen molalarla işler tamamlanır.
Perato Analizi
Zaman planlaması noktasında kullanılabilecek tekniklerden bir diğeri de Perato Analizidir. Bu teknik, temel olarak işlerin %80’ininin %20’lik zaman diliminde tamamlanabileceğini ifade eder.
Önemli-Acil Matrixi
Bir diğer teknik Önemli-Acil Matrixi olarak bilinir. Çalışanlar görevlerini bir eksen üzerinde önemli olanlar ve önemli olmayanlar diye ayırır. Bir diğer eksende de acil olanlar ve olmayanlar şeklinde ayrılır. Böylelikle sonuç 4 kadran olur: Önemli ve acil görevler, önemli ama acil olmayanlar, önemli değil ama acil, hem önemli hem de acil değil. Bu sayede önemli olan görevlere odaklanılır.
